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燈明ブログ

現状は小池啓仁の応援ブログ

警備業務メモ41

とりあえず、今の現場で今年一杯まで働けます。
今まで、職場も気持ちも不安定だったので、更新が滞っていましたが、徐々に更新ペースを戻します。
とにかく、頑張って、来年も今の現場に残れますように精進します。

  • 某テナントの納品受付は9:00からですが、その前に来た急ぎの業者は、直接担当者に連絡して、同行入館か引取ならOK。
  • 某テナントの納品受付は9:00からですが、その前に来た入館カードを持っている業者なら入館OK。
  • とにかく、状況がおかしいな…と思ったら躊躇しないで、声掛けを行う。
  • 入館に関するメモを頂いたら、入館する日時や氏名を忘れないこと。
  • 防災センター入口でなく、施設正面入口から入ってきた業者は、無条件で声掛けを行う。
  • 正面ロビーで雨の日のモールフォメーション(床が雨で滑る場所にモールを置いて安全処置)を覚えておくこと。
  • 某マット交換業者の受付時は、駐車番号と入館カードを渡し、清掃員の主任でなく、事務員のSさんに連絡する。
  • 受付で、所長が休みの時に来訪した所長宛のお客や業者には、はっきりと「休みです!」と言う。
  • 所長宛に来た軽い郵便は、PCの上に置くこと(目に付きやすい場所)。
  • 前もって申請があるシャッター開放リモコンのない車が来た時は、インターホンで駐車番号の駐車位置案内を行ってからシャッター開放をしてあげる。
  • シャッター開放前、名前がシャッター開放のパスワードなので、こちらから、XXさんですかと名前を言ってはいけない。
  • 防災センター宛の業者を受付たら、作業開始・終了に関わらず、設備員へ通知する。
  • 正面ロビーでの立哨時、何かあったら、すぐトランシーバーで防災センターへ連絡する。
  • ただし、明らかに自分で対応しなくてはならないケースは、連絡せず、自分で対応する。
  • 正面ロビーにある入館ゲート(駅の改札口みたいなヤツ)は、タイミング的に逆向きになっていても問題ない。
  • 入館ゲートは、入館カードを当てた回数蓄積され、ゲートが空いている時間が長くなるケースがあるが故障ではない。
  • 朝正面ロビーで隊長が立哨するときは、8:45に交代に行く事(設備員の朝礼に出席するため)。
  • 朝一(7:45)の正面ロビー待合室の扉は、観音開きにしておくこと。
  • 外周巡回時、トランシーバーでなく携帯を持参しますが、巡回が終わったら、必ず元の場所に戻すこと(結構忘れる)。
  • 受付時、お迎えに来た社員さんにも必ず声掛けをすること、場合によってはサインを頂く。
  • 朝ロビーで、エレベーター待ち混雑の時、声掛けをしてゲート入館をストップさせること。
  • 朝出社時、ロビーが混雑していても、受付けしたお客様の入館には気をつける。
  • 警備員は何かにつけ相手の名前を確認するクセをつける。
  • 業者利用の荷捌きスペースでも、10分〜20分ぐらいなら、社員さんでも使用OK。
  • 何かあった時の連絡先を承った場合、その連絡先がNGの場合も考慮して、代替連絡手段も聞いておくこと。
  • 受付で書いたメモは、省略しすぎて書いた自分でも分からないケースがある。適度の省略で書くこと。
  • 複数階利用の某テナントさんへの納品や引取を受付けた時は、別資料を見ると連絡が取りやすい場合がある。
  • 電話機の検索機能の入力は、携帯と同じではない。とにかく、ローマ字入力するといいように検索してくれる。
  • 検索した社員名は、同名が結構あるので、部署名を確認して、間違わないようにすること。
  • 対応は、つねに『これでよかったかな』と思うこと。
  • 受付時、宛先テナントへ確認のTELをしますが、その時、不通の場合、呼び出し不在と話中は別で、その旨をちゃんと伝えること。
  • 受付時、宛先テナントへ確認のTELをしますが、その時、不通の場合、上司が分かれば、そちらに連絡を入れる。
  • 入館カード所持者に対して、同行入館の手順はしない。(勝手に入館してもらう)
  • 工事の作業届けは、テナント名・日付・業者名・車有りかをまずは確認する。
  • 防災センター受付で電話対応をするとき、「受付まで」とか「窓口まで」とは言わない、「防災センターまで」と言うこと。受付は正面ロビーのフロントのこと。
  • テナント名は「さん」付けで必ず言うこと。(呼び捨てにして聞かれた場合、クレームになるケースがある)
  • 受付時、業者名やお客様名をちゃんと聞くこと。特殊なケースの業者さんも通常のケースで処理してしまうことがあるため。
  • 通常は1テナントに対して内線ボタンは1つですが、2つある某テナントさんは、その違いを間違わないこと。
  • 地下駐車場のテナント毎の駐車位置をアバウトに把握する。
  • 受付では、すべて自分で受け止めること。プロの仕事を行う。
  • 受付で得た情報は、警備員や設備員へ流すこと。
  • 入館カード発行依頼は、設備員へフル。
  • オーナーへの納品物で特別なものは、所長へフル。
  • 常駐建設業者への納品物は、そちらへフル。間違って受け取ってしまった時は、氏名を聞いてから渡す。
  • 防災センターに来た業者さんの車の駐車は、設備員に確認して決めてもらう。
  • テナントさんの駐車依頼は、台帳でチェックしてから受付ける。
  • 受付での会話では、主導権を握ること。
  • 業者受付時、バッチと腕章を出す違いを理解すること。(受付が多い場合は腕章、しかし、作業でなければバッチ)
  • 一日の初めは、作業届けをチェックして前準備すること。(リストにしてメモする)
  • 受付では、特にJPと弁当屋さんは来る時間を覚えること。
  • 作業は覚えるのはもちろんだが、なぜそういう作業をするかの理由を理解すること。
  • 無条件で入館カードを渡す場合と連絡してから渡す場合あり、勘違いしないこと。
  • 電話の取次ぎ転送は、必ず保留にしてから行う。
  • 洗濯屋さんの受付は、テナントさんに連絡するケースと清掃さんに連絡するケースがあり、どちらも入館はしない連絡のみ。
  • バインダーに挟んであるその日の作業届けの順番を工夫して、間違いなく受付が出来るようにする。
  • 入館カードを持っている人でも、何処行くか分からない場合は、声掛けする。
  • 受付バインダーにある受付用紙の枚数をチェックする。(いざ足りない場合がある)
  • 各テナントの事務所開始・終了時間を把握しておく。エレベータの停止時間も把握しておく。
  • 受付簿の備考は、必ず記入すること。これにともない、同行社員さんの場合は、名前と内線を備考に書いてもらう。
  • 事務所開始時間前の業者受付は、電話にて確認の許可を得ること。許可が得られなければ、開始時間まで待ってもらう。
  • その日の作業届けには、業者の入館・退館の時刻をメモすること。
  • 尚、某テナントに関しては、入館・退館の時刻メモの他に、担当者のサインも貰うこと。
  • 土日休日の納品は断る。どうしてもの時は、業者がテナントに直接連絡して行う。
  • 受付時、会社名(名前)・用件・誰宛(テナント名)のワンツウスリーを必ず聞き出すこと。
  • 共連れでIDカードが見えなかった時は、声掛けを行い「OK」とは言わず「確認ありがとうございます」言う。
  • 登録業者でない場合は、その旨をテナントに伝え、お迎えか引取かを決めてもらう。引取りの場合は台車が必要かどうかも。
  • 受付簿は、書き漏れがないか常にチェックすること。
  • 受付に座ったら、窓口・駐車モニター・セキュリティモニターの3つを常に気配りする。

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