燈明ブログ

現状は小池啓仁の応援ブログ

受付業務について

受付テーブルには、各テナント毎に受付用紙がバインダーで用意されている。
また、テナント連絡先サマリ、入館連絡不要業者一覧、テナント座席表等の補助資料も用意されている。
受付テーブルでなく受付椅子の左側には地下駐車場からの各種インターフォンあり、右側には各テナント連絡用の電話が数台ある。


受付では、まず、業者か業者以外かを見分ける。
「いらしゃいませ、どちら様ですか? ご用件は?」


業者であれば、納品先(テナント)と納品物等を確認する。
業者であれば、テナント連絡不要の業者かどうか判断し、該当バインダーに記入してもらう。
不要であれば、入館バッチを交付して、入館してもらう。
必要であれば、入館バッチを交付して、テナントに連絡して社員に向かいに来てもらう。
事業者であれば、腕章を渡し、設備員へ連絡する。


業者以外であれば、ほぼ入館カード忘れの社員か、お客様で。
入館カード忘れの社員は、忘れ専用バインダーに記入してもらい、出迎え社員へ連絡する。
お客様は、基本的にテナント連絡必要パターンと同じ。


受付とは限りませんが、とにかく、「いかに相手を怒らせないで、言うことを聞いてもらうか」がポイント。
受付初心者の内は、とにかく、正確おこなうこと、スピードは徐々にアップさせる。
受付初心者の内は、とにかく、大き目の声で、声掛けが大事。声掛けで情報を引き出す。


テナントに内線連絡する時の文言
「こちら警備です。お疲れ様です。」
「お通し、してもよろしいですか?」
「お迎え、お願いします。」